Salesforceの見積機能を理解しよう｜初心者向け

（最終更新月: 2024年2月）

✔以下の疑問をお持ちの方へ向けた記事です

「Salesforceにおける見積もり管理とはどのようなプロセスか？」
「Salesforceで見積もりを作成、管理するメリットは？」
「Salesforceで見積もりを効率的に作成、追跡する方法は？」

✔当記事を読むことで得られる知識

• Salesforceでの見積もり管理の基本概念
• 見積もり作成と追跡のためのSalesforce機能の活用方法
• 見積もりプロセスを最適化するベストプラクティス

当記事では、Salesforceを利用した見積もり管理のプロセスとその重要性について詳しく解説します。

Salesforceの管理者や営業担当者にとって、顧客満足度を高め、営業プロセスを加速するための貴重な情報源です。

ぜひ最後までご覧ください。

Salesforceにおける見積の基本

こちらでは、Salesforceを使用した見積もりプロセスについて見ていきましょう。

Salesforceを活用することで、効率的な見積もり作成が可能になり、セールスパフォーマンスを向上させられます。

• Salesforceでの見積とは
• 見積の重要性とセールスプロセスへの影響
• 見積と他のセールスドキュメントとの関係

Salesforceでの見積とは

Salesforce内での見積もりとは、製品やサービスの価格、数量、割引などの条件を合計し、顧客へ提示する文書の作成プロセスのこと。

Salesforceでは、”見積もり”オブジェクトを使用して、新しい見積レコードを作成できます。

「新規見積もり」ボタンをクリックし、必要な情報を入力して保存することで見積りを作成。

初心者でも、この方法で容易に見積を作れます。

見積の重要性とセールスプロセスへの影響

見積もりはセールスプロセスの中核を成し、以下のような役割を果たします。

• 利益率の管理
• 顧客との信頼関係の構築
• 競合との差別化

セールスプロセスに見積もりを正確に組み込むことで、効率が向上し、見込み客からの信頼を得やすくなります。

例として、Salesforce内で見積もりを直接オポチュニティにリンクすることで、セールスサイクル中のコミュニケーションや記録を一元化が可能です。

見積と他のセールスドキュメントとの関係

見積もりは、提案書や契約書などのほかのセールスドキュメントと連動して機能します。

Salesforce内で見積を作成した後は、しばしばそれを「商談」に関連付け、最終的な契約成立に必要なドキュメントとして利用できるのです。

例えば、製品カタログから選択されたアイテムを自動的に見積書に追加し、ほかのドキュメントとの整合性を担保しつつ、時間を節約できます。

見積の設定とカスタマイズ

次に、見積もりの設定とカスタマイズ方法について詳しく説明します。

こうしたカスタマイズをおこなうことにより、ビジネスの特定のニーズに見積もりプロセスを合わせることが可能です。

• 見積テンプレートの作成とカスタマイズ
• 見積の自動化と統合
• 見積フィールドとレイアウトの設定

見積テンプレートの作成とカスタマイズ

見積テンプレートをカスタマイズすることで、企業のブランディングを反映し、必要な情報のみを顧客に表示できます。

見積テンプレートエディタでは、ロゴや特定のフィールドを追加・調整が可能。

このプロセスは、企業のプレゼンテーションの一貫性を保つ上で非常に重要です。

見積の自動化と統合

見積作成を自動化することで、手作業によるエラーを減少させられます。

Salesforceでは、ワークフロールールやフロービルダーを使用して、特定の条件下での見積もり作成を自動化できるからです。

例えば、ある商談レコードでClosed Wonステータスになった際に、自動的に見積もりを生成する設定などが可能。

また、Salesforceとほかのアプリケーションとの統合により、外部のデータソースから情報を取り込んで見積もりに反映できます。

見積フィールドとレイアウトの設定

見積書のレイアウトで使用するフィールドをカスタマイズし、必要な情報を明確に伝えられます。

Salesforceのページレイアウトエディタにより、ドラッグアンドドロップで簡単にレイアウトを調整できるのです。

また、フィールドレベルセキュリティの設定を通じて、フィールドの可視性をコントロールできます。

米国で販売されている「Product A」の価格を変更する場合、Unit Priceのフィールドを見つけて編集し、新しい価格を入力し保存。

このようにフィールドをカスタマイズすることで、見積もりの精度を高められます。

見積の作成と活用方法

正しい見積もりの作成とその活用方法を理解することは、セールス活動を改善し、顧客満足度を高めるために不可欠です。

• 効果的な見積作成プロセス
• 商談と見積の関連付け
• クライアントへの見積提示と追跡

効果的な見積作成プロセス

効果的な見積作成プロセスを確認していきましょう。

時間を節約し、ミスを防ぐためには、ステップバイステップで明確さが求められます。

商談 > 対象の商談を選択 > 関連する見積セクション >「新規見積」ボタン

情報が入力された後、Saveをクリックして、見積もりを保存し、必要な場合は詳細に編集します。

これにより、セールス担当者は時間を有効に利用し、エラーを最小限に抑えられるでしょう。

商談と見積の関連付け

見積書を、対応する商談に関連付けることで、両者間の情報共有と一貫性が保たれます。

関連づけることで、見積レコードの商談名フィールドにより、提案が簡単にグルーピングできるのです。

この関連付けにより、他のチームメンバーや管理者も該当商談の状況をリアルタイムで閲覧できるため、コラボレーションの効率が向上します。

クライアントへの見積提示と追跡

正確な見積もりをクライアントに提示し、その後の対応を追跡することは、ビジネス関係の成功を左右する重要な要素です。

Salesforceでは、作成した見積もりをPDF形式でエクスポートし、直接Eメールで顧客に送信することが可能。

さらに、見積もりレコード内のQuote Statusフィールドを使用して、顧客の承認を追跡できます。

顧客のフィードバックがあった場合、その情報は直ちにレコードに反映させて、ビジネスオペレーションを迅速に進められます。

見積管理のベストプラクティス

見積管理のベストプラクティスに従うことで、セールス活動がより効果的になり、顧客満足度を高められます。

• 正確性と一貫性の保持
• 見積承認プロセスの最適化
• レポートと分析を用いた見積の評価

正確性と一貫性の保持

見積管理において、正確性と一貫性を保つことは極めて重要です。

以下の計算が矛盾なくおこなわれるよう、Salesforceの機能を最大限に活用する必要があります。

• 価格
• 割引
• 税金

例えば、Price Booksを使用して製品やサービスの価格を管理することで、見積もりに一貫性を持たせつつ、市場の変動やプロモーションに応じた価格を迅速に更新できます。

見積承認プロセスの最適化

サンプルテストの結果を共有する際、正確で安全な方法を選択することが重要です。

Salesforceでは、承認プロセスを設定することで、見積が指定された基準や条件を満たした場合にのみ、ステータスが承認に変更されるようにできます。

これにより、必要なチェックポイントやチームメンバーのレビューの後にのみ、見積が顧客に発行されるため、誤りのリスクが減少するのです。

レポートと分析を用いた見積の評価

定期的なレポートと分析により、見積もりプロセスの効果を測定し、改善点を特定できます。

Salesforceのレポートとダッシュボードで、以下のような指標を視覚的に追跡し、透明性を保てるからです。

• 見積もりの正確性
• 承認時間
• 顧客からのフィードバック

これにより、見積もりに関する個々のパフォーマンスやトレンドを定量的に理解し、ビジネス戦略の向上に繋げることが可能です。

見積のトラブルシューティング

見積もり作成プロセスには時折問題が発生することがあり、それらの問題を素早く解決する方法を知っておくことが役立ちます。

• 一般的な問題と解決策
• データ整合性とエラーハンドリング
• 見積の改善とアップデート

一般的な問題と解決策

見積もり作成プロセスで一般的に遭遇する問題には、以下のようなものが挙げられます。

• 価格の不一致
• 承認の遅延
• データ入力ミス

これらの問題に対処するひとつの方法として、入力規則を設定し、特定の条件が満たされていない場合には見積の記録を保存しないようにする、などが挙げられます。

また、チームメンバー間でのルールの共有と継続的なトレーニングを通して、一般的なミスを事前に防ぐことも有効です。

データ整合性とエラーハンドリング

データ整合性は、見積もりの正確性に不可欠です。

Salesforceでは、記録のクローン作成やフィールドのデフォルト値を設定することで、エラーの可能性を減らせます。

もしエラーが発生した場合、Error Messageを表示させることで、ユーザーに即座にフィードバックし、問題を修正するためのガイダンスを提供することが重要です。

見積の改善とアップデート

継続的なビジネスの変化に応じて、見積もりプロセスを改善しアップデートすることが必要です。

ユーザーからのフィードバックを受けて、プロセスを改善するためには、以下などを活用するのが良いでしょう。

• Chatterでのディスカッション
• Feedback Forms

市場や企業の方針の変更に伴い、定期的に見積テンプレートや価格設定をレビューし、更新することが求められます。

まとめ

Salesforceを使用した見積もりは、セールスの効率性と精度を大幅に向上させます。

ただ一方で、成功するためには正しい設定、管理、トラブルシューティングが不可欠です。

Salesforceでの見積もりの活用を通じて、ビジネスの成長と顧客満足の向上を実現しましょう。