Salesforceのリストビューを作成・設定する方法を丁寧に解説

（最終更新月: 2024年1月）

✔以下の疑問をお持ちの方へ向けた記事です

「Salesforceのリストビューとはどのような機能か？」
「リストビューの作成方法とカスタマイズのポイントは？」
「リストビューを効果的に活用するためのヒントは？」

✔この記事を読むことで得られる知識

• Salesforceにおけるリストビューの基本概念
• リストビューの作成とカスタマイズ方法
• リストビューを活用したデータ管理と分析のベストプラクティス

リストビューは、特定の基準に基づいて整理されたレコードの集合を表示し、データの管理や分析を容易にする機能です。

当記事では、リストビューの作成からフィルタリング、ソート、表示カスタマイズまで、実践的な活用方法に焦点を当てます。

ぜひ最後までご覧ください。

Salesforceリストビューの基本

こちらでは、「Salesforceリストビュー」についてお伝えしていきます。

Salesforceリストビューについて理解することで、データ管理や業務効率化に役立つでしょう。

• リストビューとは何か
• リストビューのビジネスへの影響
• リストビューと他のデータ表示方法の違い

リストビューとは何か

リストビューとは、Salesforce内でデータレコードを一覧表示する機能です。

ユーザーは、特定の基準に基づいてレコードをフィルタリングし、必要な情報のみを抽出して表示できます。

上記はすべてのデータを表示する例ですが、フィルタリング機能を使うことで、特定のレコードを抽出して表示が可能です。

リストビューのビジネスへの影響

ビジネスにおいてリストビューは、重要な役割を果たすもの。

チームメンバーが効率的に情報へアクセスでき、必要なアクションを取れるようにします。

リストビューの例としては以下のとおり。

• 営業チームが今日コンタクトを取る必要があるリードだけを表示
• サポートチームが解決すべき未解決のケースの一覧

こういった視覚的な管理は、タスクの優先順位付けや進捗の追跡に大きなメリットを提供します。

リストビューとほかのデータ表示方法の違い

リストビューとほかのデータ表示方法との違いは、カスタマイズ性と特定の情報への焦点にあります。

• ダッシュボード: データの視覚的要約を提供する
• レポート: より詳細な分析が可能
• リストビュー: 日常のタスク管理や即時性が求められる

簡単な操作で複数のフィルターを適用し、リアルタイムでデータを見直せます。

リストビューの作成とカスタマイズ

こちらでは、「リストビューの作成とカスタマイズ」についてお伝えします。

Salesforceのリストビューは、ユーザーにとって役立つ情報をす早い期間に抽出し、さらにパーソナライズするうえで有用です。

• リストビューの作成手順
• フィルターと表示条件の設定
• リストビューのレイアウトとデザインのカスタマイズ

リストビューの作成手順

リストビューを作成するには、Salesforceのユーザーインターフェースからいくつかのステップを踏む必要があります。

1. オブジェクトタブの「リストビュー」ドロップダウンをクリック
2. 「新規」を選択
3. 表示される画面でビューに名前を付ける
4. フィルタリングするレコードの基準を設定

フィルタリングの範囲は、特定の項目の値や、日付範囲などさまざまに設定することが可能です。

フィルターと表示条件の設定

フィルターと表示条件をもって、リストビューに含めるレコードの選定をおこないます。

各フィルターには、以下3つのコンポーネントがあります。

• フィールド
• 演算子
• 値

例えば、「リード 状況」というフィールドに「等しい」という演算子を用いて、「Open Lead」という値を設定します。

リストビューのレイアウトとデザインのカスタマイズ

リストビューでは、表示されるカラムやその順序もカスタマイズ可能です。

レイアウト編集機能を使って表示したいフィールドを選択し、ドラッグ＆ドロップで並べ替えます。

また標準のリストビューで不足する場合、Lightning App Builderを利用してより高度なカスタマイズも可能。

たとえば、特定のフィールドの表示を大きくしたり、色分けをして目立たせるなどの変更できます。

リストビューの効果的な活用

「リストビューの効果的な活用」に焦点をあてることで、データ管理のさらなる効率化が見込めます。

ここでは、リストビューを最大限に活用するための方法と、それに伴うビジネスへのメリットについて詳しく見ていきましょう。

• データの整理と管理
• リストビューを使用したレポート作成
• チームとの共有とコラボレーション

データの整理と管理

リストビューはデータの整理と管理において、非常に効果的です。

例えば、販売管路を段階ごとに分けたリストビューにより、営業チームは各案件の現在のステータスを一目で確認できる、など。

さらに、「最終連絡日」が一定期間を超えたリードを特定するリストビューを設定することで、放置されがちな商談へのアクションを促せます。

リストビューを使用したレポート作成

リストビューは、レポート作成のスタートポイントとしても利用できます。

リストビューでフィルタリングしたデータから直接レポートを生成でき、ビジネスの意思決定や戦略立案に必要な情報を迅速に収集可能。

例えば、四半期ごとの売上を表示するリストビューを基にして、達成率や業績傾向を分析するレポートを簡単に作成できます。

チームとの共有とコラボレーション

リストビューは、チーム間の共有とコラボレーションを促進します。

Salesforceでは、特定のリストビューを公開し、チームメンバー全員がアクセスできるようにすることも可能。

これにより、共有の見解でデータを分析したり、業務の進捗をモニタリングしたりすることが可能です。

たとえば、サービス担当者が共有するリストビューで、進行中のケースのリアルタイムの状態をチェックできます。

リストビューのセキュリティと管理

「リストビューのセキュリティと管理」では、リストビューを安全に運用し、その品質を維持するために重要な情報を共有します。

これにより、データの保護および適切なリストビューの維持が可能です。

• アクセス権とセキュリティの設定
• リストビューのメンテナンスと更新
• パフォーマンスとデータの整合性

アクセス権とセキュリティの設定

Salesforceでリストビューを使用する際は、適切なアクセス権とセキュリティ設定を施すことが重要です。

リストビューを作成する際には、「公開範囲」を設定し、以下に対してアクセス権限を管理できます。

• 自分のみ
• グループ
• 組織全体

また、セキュリティの観点から、機密性の高い情報を含むリストビューは限定されたユーザーにのみ表示されるよう厳重に設定する必要があります。

リストビューのメンテナンスと更新

リストビューを最新の状態に保つためには、定期的なメンテナンスと更新が不可欠です。

• ビジネスルールの変更やフィールドの追加・改名に伴い、リストビューのフィルタ条件の見直す
• 頻繁に使用されていないリストビューは整理し、ナビゲーションを綺麗に保つ

これには、レコードの検索または一括編集機能を利用するなどの方法があります。

パフォーマンスとデータの整合性

リストビューのパフォーマンスを保ち、データの整合性を維持するためには、複数の最適化手法が考えられます。

• 表示するカラムを最小限に絞り込む
• 適切なインデックスを設定する
• 定期的にデータクリーニングをおこなう

以上などにより、ユーザーはいつでも正確な情報にアクセスできるようになります。

リストビューのトラブルシューティング

リストビューの使用中に発生する潜在的な問題に対応する「リストビューのトラブルシューティング」について説明します。

ユーザーが直面する問題を迅速に解決し、リストビューの利便性を最大限に高められます。

• 一般的なリストビュー関連の問題
• データのフィルタリングと表示の問題
• ユーザーのフィードバックと改善

一般的なリストビュー関連の問題

リストビュに関するトラブルはさまざまですが、以下のようなものが多いでしょう。

• レコードが見えない
• フィルターの誤設定
• パフォーマンスの低下

例えば、アクセス権限が原因で、特定のユーザーが必要なリストビューを見れない場合があります。

このような問題に対応するためには、リストビューの共有設定を確認し、適切なアクセス権限が付与されているかを確認しましょう。

データのフィルタリングと表示の問題

データのフィルタリングと表示に関する問題は、フィルタ条件が正しく設定されていないことが原因で生じることが多いです。

フィルタ条件が厳し過ぎて、必要なレコードがリストビューに表示されなくなるなどが考えられます。

フィルターの設定を再確認し、設定した条件がビジネスロジックに合っているかどうか、また適切な演算子が使用されているかを検討しましょう。

ユーザーのフィードバックと改善

リストビューの品質を継続的に向上させるためには、ユーザーからのフィードバックが非常に重要です。

ユーザーがリストビューの使用で遭遇することが多い問題点を集め、それらに基づいてカスタマイズやセキュリティ設定の改善をおこないます。

例えば、頻繁に利用するカラムをリストビューの先頭に移動することで、ユーザビリティの向上を図れるでしょう。

まとめ

Salesforceのリストビューには、データを効率的に管理し、ビジネスプロセスを最適化する潜在能力があります。

基本からカスタマイズ、さらにはトラブルシューティングまで、リストビューの利用法を理解することで、日々の業務効率を大幅に改善することが可能です。

この記事を通じて、Salesforceリストビューの基本から応用までの知識を身につけ、あなたのビジネスにおけるデータの見える化とアクセスのしやすさを向上させてください。

Salesforceリストビューを駆使し、ビジネスの成果を最大化しましょう。