【Salesforce】フェーズの基本からカスタマイズ方法まで

（最終更新月: 2024年1月）

✔以下の疑問をお持ちの方へ向けた記事です

「Salesforceプロジェクトの実施におけるフェーズとは何か？」
「各フェーズでの主な活動と目標は？」
「プロジェクトの成功を支えるフェーズ管理のベストプラクティスは？」

✔当記事を読むことで得られる知識

• Salesforceプロジェクト実施におけるさまざまなフェーズの概要
• 各フェーズでのキーアクティビティと重要な成果物
• プロジェクトのフェーズを効果的に管理するための戦略とヒント

当記事では、プロジェクト開始から計画、実装、テスト、デプロイメント、そしてサポートと継続的な改善に至るまで、各フェーズでの重要な活動と目指すべき成果に焦点を当てます。

Salesforceプロジェクトマネージャーやチームメンバーにとって、プロジェクトを円滑に進めるためのガイドラインとなる内容です。

ぜひ最後までご覧ください。

Salesforceにおけるフェーズの基本

こちらでは、Salesforce内で活用される「フェーズ」について詳しく解説し、その基本を理解することで、セールスやプロジェクトの効率を高める方法を見ていきます。

Salesforceでの業務遂行において、フェーズ管理は非常に重要です。

• Salesforceとは何か
• Salesforceのビジネスプロセスへの影響
• Salesforceと他のビジネスツールとの関連性

フェーズとは何か

フェーズは、ビジネスプロセスを段階ごとに管理するための、Salesforceにおける重要な機能です。

たとえばセールスプロセス全体で、以下のようなフェーズを設け、それぞれの段階で何が必要かを明確にします。

1. リード
2. 商談
3. クローズ

具体的には、Salesforceのオブジェクトの設定メニューでフェーズを「新規リード」「アクティブな機会」「成約」のように設定し、そのフェーズごとの特定のアクションを関連付けられます。

フェーズのビジネスプロセスへの影響

フェーズはビジネスの効率を上げるために不可欠です。

セールスチームが商談を管理する際、明確なフェーズを設定しておくと、各ステップで何をすべきかが把握しやすくなります。

例えば、Salesforceで「商談のフェーズ」として、以下などを設定することにより、セールスチームは各商談の位置づけと優先順位を瞬時に判断することが可能になります。

• 「資格情報の確認」
• 「提案/見積もり」
• 「交渉/レビュー」

フェーズと他のビジネスツールとの関連性

フェーズはSalesforceだけの機能ではなく、ほかのさまざまなビジネスツールと連携することでより多大な効果を発揮します。

たとえば、以下のようなものがビジネスツールでの例です。

• プロジェクト管理ツール（AsanaやTrelloなど）: タスクをステージに分けて管理
• マーケティングオートメーションツール: リードを成熟度やインタラクションのレベルに応じたフェーズに分ける

Salesforceで設定されたフェーズはこれらのツールとデータ連携をおこない、一貫性のあるビジネスプロセス管理を実現します。

フェーズの設定とカスタマイズ

次に、Salesforceにおいてフェーズをどのように設定し、カスタマイズするのかを学びます。

カスタマイズされたフェーズは、組織固有のプロセスに適応させ、効率的なオペレーションを実行するために不可欠です。

• フェーズの作成と設定手順
• フェーズのカスタマイズと適用
• フェーズとワークフローの統合

フェーズの作成と設定手順

フェーズを作成するには、以下の手順でおこないます。

オブジェクトマネージャー > 設定したいオブジェクト（例えば「商談」） > 項目とリレーション

「フェーズ」の詳細に移動し、選択リストに新しいフェーズを追加します。

フェーズ名、確率(%)、説明などの情報を入力し、順序を指定することで、プロセスの流れに合わせたフェーズを構築できます。

フェーズのカスタマイズと適用

標準的なフェーズではなく、組織特有のビジネスプロセスに合わせたカスタマイズが可能です。

レコードタイプやフィールドレベルのセキュリティを使用して、特定のユーザーやチームにのみフェーズを表示させる設定もできます。

例えば、設定から「オブジェクトマネージャー」「レコードタイプ」に進むと、特定のチームが使用するフェーズを制限したり、独自の商談プロセスを作れます。

フェーズとワークフローの統合

Salesforceでは、フェーズをワークフロールールと統合することで、ビジネスプロセスを自動化できます。

たとえば、特定のフェーズに達した時に自動的にアクションを起こすように設定することが可能です。

ワークフロールールの設定では、「ルールの条件を追加」から、「フェーズが変更されたとき」というトリガーを指定し、それに紐づいたタスクの割り当てやEメールアラートを設定できます。

フェーズの活用方法

フェーズの活用方法をご紹介していきます。

フェーズの効果的な活用方法を理解することで、ビジネスプロセスをより深く理解し、適切な意思決定をおこなえるからです。

• セールスプロセスでのフェーズ活用
• プロジェクト管理におけるフェーズの役割
• フェーズに基づくレポートと分析

セールスプロセスでのフェーズ活用

セールスプロセスにおいてのフェーズ活用は、チーム間でのビジネスの進捗を共有しやすくします。

各セールス担当者が、自分の担当する商談を、設定されたフェーズに応じて管理して、次に何をするべきかが明確になるからです。

これは、商談タブの「商談ビュー」から個々の商談のフェーズを確認できることを意味しており、組織全体のセールスの進捗をリアルタイムで把握できます。

プロジェクト管理におけるフェーズの役割

プロジェクト管理におけるフェーズの役割は、プロジェクトの目標達成のために必要なタスクを計画、追跡し、管理することです。

例えばプロジェクトが初期段階にある際は「計画」「要素の定義」といったフェーズが設定されます。

より後の段階では「実装」「テスト」「デリバリー」といったフェーズに移行。

このようにフェーズを利用することで、プロジェクトの各ステップを視覚的に把握しやすくなり、チーム間のコミュニケーションもスムーズになるのです。

フェーズに基づくレポートと分析

フェーズは、レポートと分析においても役立ちます。

Salesforce内のレポート機能を使用し、特定のフェーズにおける商談の数や金額、完了までの平均時間などの指標を分析できます。

具体的には、「レポート」タブから新しいレポートを作成し、「商談」オブジェクトを選択後、「フェーズ別商談」のレポートを作成することが可能です。

これによって、ビジネスプロセスにおける各フェーズの成果や課題を明確に把握し、プロセス改善につなげられます。

フェーズ管理のベストプラクティス

フェーズ管理を成功させるには、ベストプラクティスの適用が重要です。

効果的なフェーズ設計のヒントから、チームメンバーへのトレーニング、継続的な改善まで、いくつかのポイントを押さえましょう。

• 効果的なフェーズ設計のヒント
• チームメンバーへのトレーニングとサポート
• フェーズ管理の継続的な改善

効果的なフェーズ設計のヒント

フェーズを設計する際は、ビジネスプロセスがどのように運営されているかを考慮してください。

フェーズは単に管理目的のためだけではなく、実際に業務を遂行する上で助けになるよう作られるべきだからです。

つまり、実際の業務に即した、合理的で簡潔なフェーズ設計が求められます。

さらに、セールスプロセスの長さや複雑さに応じてフェーズの数を適切に設定することが、業務の可視性と効率性向上につながります。

チームメンバーへのトレーニングとサポート

フェーズ管理システムを導入した際は、チームメンバーに対する十分なトレーニングとサポートが必要です。

Salesforceの「ヘルプ＆トレーニング」リソースを活用し、ユーザーガイドやインタラクティブな教育ツールでスタッフを教育しましょう。

また、定期的なミーティングを開いて業務フローについてのフィードバックを求め、組織内でのフェーズの意義と使用方法について理解を深めることが大切です。

フェーズ管理の継続的な改善

フェーズ管理は一度設計したら終わりではありません。

以下のような場面で、継続的な監査と更新が求められます。

• 市場の変化
• 組織の変化
• 業務プロセスの改善

分析データに基づいてフェーズ設計を見直したり、ユーザーからのフィードバックを取り入れたりすることで、常に最適なフェーズ管理がおこなえるようにしましょう。

フェーズ管理のトラブルシューティング

フェーズ管理を行っていく中で予期せぬ問題が発生することもあります。

ここでは、一般的な問題の診断と解決策、フェーズ設定の最適化、データ整合性の確保について説明します。

• 一般的な問題と解決策
• フェーズ設定の最適化
• フェーズ関連のデータ整合性の確保

一般的な問題と解決策

フェーズ設定における一般的な問題としては、フェーズの理解不足や誤用、過度に複雑なフェーズ設計などが挙げられます。

問題の診断には、レポート機能を使用してデータに基づく分析をし、フェーズの利用状況やパフォーマンスの偏りがないかを検討。

解決策としては、再トレーニングの実施、フェーズ適用範囲の見直し、不要なフェーズの削除や統合などが考えられます。

フェーズ設定の最適化

フェーズを最適化するには、フェーズごとの目標を明確に定義し、それぞれがビジネスプロセスにおいて具体的な成果を生み出すよう配慮する必要があります。

また、フェーズの変更が容易にできるようアクセス権限設定に注意し、必要に応じてフェーズを迅速に更新できる体制を整えます。

定期的なレビューにより、ビジネスの成長に合わせてフェーズ設計を調整することが必要です。

フェーズ関連のデータ整合性の確保

フェーズ管理におけるデータの整合性を維持するためには、データ入力のガイドラインを設けることが重要。

フェーズ移行時の条件を明確にし、誤った情報がフェーズに紐づけられることを防げるからです。

実際には「バリデーションルール」を設定し、特定のフェーズに移行する前に必要な情報が入力されているかチェックすることで、データの品質と一貫性を維持します。

まとめ

Salesforceにおけるフェーズの管理は、セールス、プロジェクト管理、レポート作成など多岐にわたるビジネスプロセスの効率化に貢献する非常に強力なツールです。

当記事では、フェーズの基本から実践的な管理方法、潜在的な問題への対処法まで、Salesforceを使いこなす上での重要なポイントを一通り解説しました。

Salesforceを活用する全ての人々にとって、フェーズ管理がもたらすメリットを最大限に引き出し、ビジネスの成功に貢献することを願っています。