（最終更新月: 2024年2月）
✔以下の疑問をお持ちの方へ向けた記事です
「Salesforceで公開グループを作成する目的は何か？」
「公開グループの作成と管理方法は？」
「公開グループを活用するためのベストプラクティスは？」
✔当記事を読むことで得られる知識
- Salesforceにおける公開グループの基本概念
- 公開グループの作成とカスタマイズの手順
- 公開グループを利用する際の効果的な活用例とヒント
公開グループは、特定のユーザーやロール、さらにはほかのグループを含むセキュリティグループ。
レコードの共有や通知の対象設定など、さまざまな場面で活用されます。
Salesforceの管理者や、組織内の情報共有を効率化したい方にとって、貴重なガイドとなるでしょう。
ぜひ最後までご覧ください。
定義や属性などは公式ガイドを必ず参考にしましょう。
当記事では、主にその使い方を具体例とともに解説します。
筆者プロフィール
【現職】プロダクトマネージャー
プロダクトマネージャーとして、Apex・Visualforceの開発エンジニアとして、以下のようなプロジェクトに従事してきました
- 新規事業の立ち上げに伴うビジネスプロセス構築とSalesforceのカスタマイズ
- SFDXを活用した大規模リリース
- Visualforce等による一般ユーザー向けサイト・アプリケーションの構築
相談・業務の依頼も承ります。ご質問・ご希望をお問い合わせください。
Salesforce公開グループの基礎
こちらでは、Salesforceで非常に役立つ機能である「公開グループ」について紹介します。
Salesforce公開グループを理解することは、チームのコラボレーションやアクセス管理を効率化するために重要です。
- Salesforce公開グループとは
- 公開グループの利用シナリオ
- 公開グループとプライベートグループの違い
Salesforce公開グループとは
Salesforce公開グループは、特定の作業やプロジェクトに関連するSalesforceユーザーの集まりを指します。
これらのグループを使用すると、特定のレコードやオブジェクトへのアクセスをグループメンバーに効率よく与えることが可能です。
例えば、セールスチームが特定の商談レコードへのアクセスを共有する場合、Salesforceの設定メニューから「新しいグループ」を選択し、必要なメンバーや設定を適用することでグループを作成できます。
公開グループの利用シナリオ
公開グループは、さまざまなビジネスシナリオで利用できます。
なぜなら公開グループにより、特定のデータについてのアクセス権限を、特定のグループへ付与できるから。
たとえば、マーケティング部門が全員でキャンペーンデータにアクセスする必要がある場合、公開グループを設定してアクセスを許可できます。
以下の画面で設定が可能です。
設定 > 公開グループ > 新規
適切な名前と説明を付けてグループを作成し、関連するユーザーをグループに追加してアクセス権を与えます。
公開グループとプライベートグループの違い
公開グループとプライベートグループは、主にアクセス権限において異なります。
- 公開グループ: 参加するために特別な許可が不要であり、多くのユーザーが自由に参加できる
- プライベートグループ: 許可が必要で、一般には閉じられたコミュニケーションやタスクに使用
例としては、プライベートグループでは、グループ作成時に方送りオプションを選択し、管理者がユーザーを個別に追加する必要があります。
Salesforce公開グループの設定
ここでは、Salesforce公開グループを設定するための基本的な手順について学びます。
正しく設定することで、チームが効率的に業務を遂行できるようになるはずです。
- 新しい公開グループの作成手順
- メンバーの追加と管理
- 公開グループの設定オプション
新しい公開グループの作成手順
新しい公開グループを作成するには、Salesforceのホーム画面から以下のように進みます。
設定 > ユーザー > 公開グループ
新規ボタンをクリックし、「表示ラベル」「グループ名」をを入力します。
続いて、「グループメンバー」セクションでメンバーを選択してグループに追加し、最後に保存ボタンで、グループを保存しましょう。
メンバーの追加と管理
公開グループへのメンバー追加は、作成中あるいはグループの「編集」ページからおこなえます。
「メンバーの追加」ボタンを使ってユーザー、ロール、あるいは別のグループをメンバーとして追加しましょう。
例えば、Usersタブを選択すると、利用可能なユーザーリストが表示され、そこから選択して追加できます。
メンバーを適宜更新し、グループが常に最新の状態を保つように管理することが重要です。
公開グループの設定オプション
公開グループには、さまざまな設定オプションがあります。
- グループの可視性を制御するオプション
- どのロールやプロファイルがグループにアクセスできるかを決めるための設定
また、特定のレコードタイプやオブジェクトに対するアクセス権を設定も可能。
それぞれの設定は公開グループページで、グループ名の隣にある編集リンクをクリックすることで変更できます。
Salesforce公開グループの活用方法
Salesforce公開グループは、組織でのコミュニケーションと協働を促進し、効率的なアクセス管理を実現するための素晴らしいツールです。
こちらでは、公開グループを使用してビジネスの成果を最大化するいくつかの方法について詳しく説明します。
- コラボレーションの強化
- アクセス管理の効率化
- ワークフローとの統合
コラボレーションの強化
Salesforceの公開グループを使用するメリットは以下のとおり。
- チーム間のコラボレーションを促進
- 情報の共有とコミュニケーションをスムーズにする
たとえば、あるプロジェクトに取り組んでいるチームが共通のレコードやファイルに簡単にアクセスできるようになります。
Chatter機能を使用してグループ内でディスカッションをおこない、リアルタイムで情報を共有することが可能です。
アクセス管理の効率化
公開グループを利用することで、個々のユーザーのアクセス権を設定する手間が省けます。
なぜなら、組織でのレコードやオブジェクトへのアクセス権を一括して管理できるからです。
共有設定を使用して、特定のグループに対するアクセスレベルを設定すれば、安全に情報を共有し、組織全体のセキュリティポリシーを厳守できます。
ワークフローとの統合
公開グループと、ワークフロールールやプロセスビルダーとを組み合わせて、自動化されたタスクやアクションの割り当てを拡張できます。
例えば、特定の条件が満たされたときにグループメンバーに通知を送信するようにワークフローを設定し、プロジェクトの進行状況をチームで常に把握することが可能です。
Salesforce公開グループのベストプラクティス
Salesforce公開グループを最大限に活用するためには、いくつかのベストプラクティスを実践することが重要です。
こちらでは、グループを管理し効果的に運用するための戦略や、セキュリティとプライバシーの重要性、そしてメンバーシップを健全に保つためのアプローチについて説明します。
- 効果的な公開グループ管理戦略
- セキュリティとプライバシーの保持
- メンバーシップの定期的なレビュー
効果的な公開グループ管理戦略
グループ管理にはクリアな指針が必要です。
たとえば、グループの目的や役割を明確にし、定期的な監査を行って無関係なメンバーが含まれていないことを確認します。
また、グループの可視性やアクセス権限を組織のセキュリティポリシーに沿った適切な設定が必要です。
セキュリティとプライバシーの保持
公開グループを使用する際は、常にセキュリティとプライバシーを意識する必要があります。
レコードの共有設定を確認し、必要以上にアクセス権を与えないように注意しましょう。
情報漏洩を防ぐために、グループ内のコミュニケーションに機密情報が含まれないよう、メンバーにガイドラインを提供することも重要です。
メンバーシップの定期的なレビュー
変化する業務やプロジェクトの要求に対応するためには、定期的にメンバーシップをレビューし、メンバーが適切であるかどうかの確認が重要です。
たとえば、ユーザーが組織を離れた場合や役割が変わった場合には、速やかに公開グループから削除または更新することで、アクセス権を適切に管理します。
Salesforce公開グループのトラブルシューティング
Salesforce公開グループを使用すると、いくつかの一般的な問題に直面することがあります。
解決策を知っておくことで、迅速に対処し、業務の中断を最小限に抑えられるでしょう。
- 一般的な問題と解決策
- メンバーシップの同期問題
- パフォーマンスと制限の考慮事項
一般的な問題と解決策
公開グループを使用する際のよくある問題のひとつに、ユーザーが予期しないレコードや情報にアクセスできないというものがあります。
この問題は通常、共有設定が不適切であることが原因です。
その解決策としては、共有設定でユーザーまたはグループが正しいアクセスレベルを持っていることを確認しましょう。
問題が解決しない場合は、セットアップの監査ログで最近の変更を確認して、何が間違っている可能性があるかを調べます。
メンバーシップの同期問題
グループのメンバーシップは、ユーザーの役割や権限の変更に応じて動的に更新されるべきですが、ときには同期がうまくいかないことがあります。
この問題を解決するには、オートメーションルールや プロセスビルダーを使って自動的にグループメンバーシップを更新するように設定してください。
また、手動で定期的なメンバーシップレビューをおこなうことも重要です。
パフォーマンスと制限の考慮事項
公開グループは便利ですが、Salesforceのパフォーマンスやシステム制限に影響を与える可能性があります。
たとえば、多数の大きなグループを持つと、システムのレコードアクセス計算に時間がかかり、パフォーマンス低下の原因となることも。
これを管理するには、必要ないグループは削除し、グループサイズを小さく保つことが推奨されます。
制限に関してはSalesforceのシステム制限ドキュメントをチェックし、組織がその範囲内で動作していることを確認しましょう。
まとめ
Salesforce公開グループは、組織におけるコラボレーションとアクセス管理を強化する有用なツールです。
当記事では、公開グループの基礎知識から設定、活用方法、ベストプラクティス、トラブルシューティングに至るまで、その利用方法を丁寧に解説しました。
適切に管理された公開グループを活用することで、セキュリティを確保しつつ、プロジェクトやタスクを効率よく進められます。
継続的なメンバーシップのレビューとトラブルシューティングの対応が、Salesforce公開グループを効果的に使用するための鍵となるでしょう。