Notionのデータベースの作成からアクセス制限の方法まで徹底解説

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(最終更新日:2023年12月)

✔このような方へ向けて書かれた記事となります

「Notionデータベースの使い方が知りたい」
「効果的なデータベースの構築方法がわからない」
「実践的なデータベースの活用例を参考にしたい」

✔当記事を通じてお伝えすること

  • Notionデータベースの基本概念
  • データベースの作成・編集方法と応用
  • 実践的なNotionデータベースの活用例

当記事では、Notionデータベースの基本から応用まで幅広く解説し、具体的な活用例を用いながらわかりやすくご紹介しています。

ぜひ最後までお楽しみください。

筆者プロフィール

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【現職】プロジェクトマネージャー/SE(元外資系金融機関営業)

【副業】ブログ(月間15万PV)/YouTube/Web・アプリ制作

コミュニケーション × ビジネススキル × 文章力 × プログラミングスキルを活かし、30後半からのIT系職へシフト。当サイトでは、実際に手を動かせるWebアプリの開発を通じて、プログラミングはもちろん、IT職に必要な情報を提供していきます。

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Notionデータベースの基本設定

まずは、Notionデータベースの基本設定について、見ていきましょう。

基本を抑えた上で、その使い方へ進みます。

  • データベースの作成方法
  • プロパティの理解と設定
  • データベースページの開く・編集する
  • カスタマイズ:フルページデータベースとインラインデータベースの違い

データベースの作成方法

Notionデータベースを作成する方法は以下のとおり。

  • 新しいページを作成し、「/」コマンドを使って「データベース」を選択
  • タイトルとプロパティ(データベースのフィールド)を設定

例えば、タスク管理用のデータベースであれば、「タスク名」「期限」「担当者」などのプロパティを設定できます。

このとき、各プロパティのタイプも選択でき、テキスト、数値、日付、チェックボックスなど、データベースの目的に応じたものを選びましょう。

プロパティの理解と設定

プロパティは、データベースの項目に対する「属性」を表します。

プロパティの設定方法は、新しいプロパティを追加し、その名前とタイプ(テキスト、数値、日付等)を選択するだけです。

適切なプロパティを設定することで、情報をより詳細に分類し、管理できます。

データベースページの開く・編集する

データベースページは、Notionの左側のサイドバーからアクセス可能。

ページを開くと、設定したプロパティをもとにした一覧表が表示されます。

ここで、新しいエントリーを追加したり、既存のエントリーを編集したりできます。

特定のエントリーをクリックすると、そのエントリー専用のページが開き、より詳細な情報を追加したり、ページ内にさらにページを追加したりすることも可能です。

カスタマイズ:フルページデータベースとインラインデータベースの違い

フルページデータベースとインラインデータベースは以下のように違いがあります。

  • フルページデータベース: ひとつのページ全体をデータベースにする
  • インラインデータベース: ひとつのページ内にほかの情報と並列でデータベースを挿入する

フルページデータベースは大量の情報を一覧で見るのに適していますが、インラインデータベースは、特定のテーマに沿ったページ内に、関連する小規模なデータベースを挿入したい場合に便利です。

使用シーンに応じて、これらを使い分けられます。

ビューの活用とデータベースの表現

次に、ビューの活用方法とデータベースの表現の方法について説明します。

ビューの機能を活用することで、情報を多角的に捉え、より効果的な情報管理を実現することが可能です。

  • リストビューで情報を整理
  • カレンダービューで予定を管理
  • ビューの切り替えとデータの多様な表現

リストビューで情報を整理

リストビューは、データベースのエントリーを一覧で表示する機能です。

これを利用すると、各エントリーのプロパティを一目で確認でき、全体の情報を整理しやすくなります。

リストビューはとくに、タスクの進捗管理や予定の確認に活用できます。

カレンダービューで予定を管理

カレンダービューは、日付型のプロパティをもつエントリーをカレンダー形式で表示する機能です。

これにより、期限や予定を視覚的に把握しやすくなります。

例えば、プロジェクトのスケジュール管理や個人の予定管理に利用できます。

ビューの切り替えとデータの多様な表現

Notionでは、ひとつのデータベースに対して複数ビューの設定が可能です。

これにより、同じデータを異なる角度から見ることができ、情報の理解を深められます。

例えば、リストビューで全体の概要を把握した後、カレンダービューに切り替えてスケジュールを確認するといった使い方が考えられます。

フィルターとソートでデータベースを効果的に活用

続いて、データベースのフィルターとソート機能の活用について説明します。

これらの機能を使うことで、大量の情報の中から必要な情報を瞬時に探し出し、より効率的に情報管理を行うことが可能です。

  • フィルターの基本と活用事例
  • ソートで情報の優先順位を設定

フィルターの基本と活用事例

フィルター機能は、特定の条件を満たすエントリーだけを表示するための機能です。

例えば、「期限が今週のタスクだけを表示する」というように使えます。

フィルターを活用すれば、必要な情報だけを絞り込んで表示できるため、情報検索の時間を大幅に削減可能。

さらに、複数のフィルターを組み合わせることで、より詳細な条件を設定できます。

ソートで情報の優先順位を設定

ソート機能は、エントリーを特定の順番で表示するための機能です。

例えば、「期限が近い順」や「重要度が高い順」など、情報の優先順位に基づいてエントリーを並べ替えられます。

これにより、情報の優先順位を明確にし、タスクの実行順序を効率的に決定することが可能です。

チームでの共同作業とコンテンツ編集権限

こちらでは、共同作業のメリットと基本方法、そしてコンテンツの編集権限設定について見ていきましょう。

Notionデータベースは単独での情報管理だけでなく、チームでの共同作業にも対応できます。

  • 共同作業のメリットと基本方法
  • 編集権限レベルの設定とロック機能

共同作業のメリットと基本方法

Notionデータベースを使用すれば、チームでの共同作業も円滑におこなえます。

特定のページやデータベースをチームメンバーと共有し、共同で編集・管理することで、一貫性のある情報管理を実現できるからです。

共同作業のメリットとしては、情報の共有が容易になり、チーム全体の生産性が向上する点。

基本的には、共有したいページやデータベースを選択し、「Share」ボタンをクリックして共有設定をおこなうだけです。

編集権限レベルの設定とロック機能

Notionでは各ページやデータベースの編集権限を細かく設定することが可能です。

これにより、情報のセキュリティを保ちつつ、必要なメンバーだけが編集できる環境を構築できます。

以下の3種類のレベルから選択でき、具体的な作業内容に応じて権限を設定。

  • 「Can edit」
  • 「Can comment」
  • 「Can view」

また、「lock」機能を使えば、編集を防ぎつつも内容の閲覧は可能な状態にすることも可能です。

まとめ:Notionデータベースを活用して効率的な情報管理を実現

当記事を通じて、Notionデータベースの基本的な使用方法から共同作業の方法まで、幅広く学んでいただけたと思います。

Notionデータベースを活用することで、個人でもチームでも、効率的な情報管理を実現することが可能です。

今後はこの知識を活かし、より生産性の高い情報管理を実現していきましょう。

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